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Gestion de projet et de portefeuille

De nos jours, la gestion de projets et de portefeuille est considérée comme une discipline bien établie, bénéficiant d’un ensemble de modèles et de standards, de compétences expérimentées et d’outils efficaces.

Néanmoins, de nombreuses entreprises rencontrent encore des difficultés pour mettre en œuvre de telles méthodologies, les empêchant de délivrer le niveau de valeur attendu pour leurs projets. Différents facteurs peuvent expliquer ce paradoxe :

Des facteurs externes :

  • Dans un environnement concurrentiel, la pression croissante sur les délais de commercialisation, la qualité des produits, les coûts et la rentabilité exige une exécution des projets sans faille
  • La complexité des projets augmente de manière exponentielle en particulier sur certaines dimensions :
    • La complexité du contenu et du cahier des charges du projet
    • La complexité et le niveau d’exigences des produits et services (p.ex., les objectifs de coûts liés au cycle de vie des produits)
    • La complexité organisationnelle (p.ex., des projets gérés en multi-sites, une partie de sous-traitance dans les pays à bas coûts)
    • La complexité des processus (p.ex., en cas d’interfaces et synchronisations entre plusieurs métiers)
  • Le  nombre de projets à mener en parallèle avec des ressources matérielles et humaines limitées

Des facteurs internes :

  • Trop souvent, la gestion de projets et de portefeuille n’est pas assez aboutie en raison de :
    • Une mise en œuvre partielle des processus clés (p.ex., gestion des risques)
    • Une absence d’alignement entre les différents métiers impliqués (p.ex., en termes de cohérence coûts et délais)
  • Les processus standards de gestion de projets et portefeuille ne sont pas toujours adaptés aux spécificités des entreprises (produit, taille, maturité)
  • La gestion des projets et des portefeuille ne repose pas toujours sur des mécanismes efficaces de prise de décision ou de priorisation
  • La gestion des projets et des portefeuille souffre encore aujourd’hui d’une mauvaise interface avec certains processus techniques (p.ex., concernant la gestion de configuration produit ou mesure de la maturité des produits)

Les atouts de CYLAD

Depuis sa création, CYLAD accompagne des entreprises de toutes tailles et tous secteurs dans la mise en œuvre d’une gestion de projets & portefeuille performante, selon plusieurs formats d’intervention :

Au niveau de l’entreprise : 

  • Création d’un département de gestion de projets & portefeuille (PMO Central, Direction programme, Direction portefeuille produits, …)
  • Définition et mise en œuvre d’un référentiel de gestion de projets & portefeuille
  • Évaluation de la maturité et audit de performance de la gestion de projets & portefeuille
  • Support opérationnel aux fonctions de gestion des projets (PMO), management de transition, coaching et développement de compétences
  • Projets d’amélioration de la gestion de projets & portefeuille

 

Au niveau des projets : 

  • Évaluation de la performance d’un projet unitaire et ainsi que de la méthode de gestion de projet
  • Amélioration des pratiques de gestion des projets
  • Support opérationnel aux fonctions de gestion des projets (PMO), management de transition, coaching et développement de compétences
  • Plan de redressement de projet

 

CYLAD met à disposition de ses clients de solides atouts :

  • Une expérience significative et reconnue dans la gestion de projets & portefeuille dans un large éventail de secteurs, en tirant parti de la mise en œuvre des meilleures pratiques et de la capacité à réaliser des « benchmark »
  • Des équipes expérimentées qui associent une connaissance approfondie des standards P&PM à une approche pragmatique développée sur le terrain au contact des équipes des clients
  • Une capacité à adresser de manière cohérente les différentes dimensions d’une bonne gestion de projets & portefeuille: processus, outils et facteur humain
  • Une approche globale des pratiques P&PM, tenant compte d’autres dimensions ou processus de l’entreprise : stratégie, modèle de prestation, environnement et contraintes réglementaires…

Témoignage client

"CYLAD Consulting a la capacité à s’intégrer dans une équipe projet, monter très rapidement en compétence sur le cœur du projet, et en maitriser la complexité."

Directeur du département Planning Constructeur aéronautique

Cas clients

Déploiement d’un système de gestion de la valeur acquise (EVM) sur un programme naval de défense

Accompagnement d’un industriel aérospatial majeur pour la mise en œuvre d'une plateforme de pilotage des coûts et des délais

Plan de transformation de la gestion de projet pour un fournisseur aérospatial de rang 1

Mise en œuvre d’un système de gestion de la valeur acquise déployé sur ~150 activités d’un industriel de défense français.

CONTEXTE

Afin de gagner en efficacité, la direction générale du groupe a décidé d’optimiser la gestion des coûts et du planning.

La mise en œuvre d’un système EVM est un des facteurs clés de succès du suivi de la performance d’un programme. Une approche simplifiée, issue des standards internationaux de l’EVM, a été appliquée et adaptée à différentes typologies d’activités en termes de prévisibilité, de nature et de complexité.

APPROCHE

Co-construction d’une référence EVM (baseline) et intégration coûts-délais associée.

La compréhension de la nature et l’analyse de la prédictibilité des activités a permis à l’équipe projet d’établir une première référence intégrée avancement coûts/ avancement physique, à chacune des mailles du projet. Les indicateurs de performance ont ensuite été définis en fonction de la situation « Make or Buy ». Enfin, l’équipe a assuré la robustesse des mesures de performance basée sur la valeur acquise grâce à un choix approprié de la maille de suivi et à une mesure de l’avancement physique axée sur les livrables.

RÉSULTATS

Définition et déploiement rapide de l’EVM sur un projet à grande échelle.

Cette stratégie de déploiement a permis de sécuriser la montée en compétence du client et une mise en œuvre rapide. Cette approche a également généré une réduction des coûts et du temps consacré à la gestion des données. Par ailleurs, la mise en place d’une gouvernance a permis de faciliter la remontée de problème, l’identification des causes racines et l’élaboration de plans d’action appropriés.

Implémentation d’un outil et des processus associés chez un constructeur aéronautique européen pour le pilotage de programmes tout au long de leur cycle de vie.

CONTEXTE

Une volonté de traiter les causes racines des retards et surcoûts dans les dernières phases de développement du programme.

Les principaux problèmes rencontrés par les équipes de développement concernaient plusieurs aspects :  une organisation travaillant en « silos » depuis différents pays, des processus non harmonisés entre les équipes, des outils de planification hétérogènes et un manque de proactivité dans le suivi des coûts et l’anticipation des écarts.

APPROCHE

Une approche agile, centrée sur le client.

Après la rédaction d’un document établissant les règles de gestion, l’équipe CYLAD a rédigé le cahier des charges d’appel d’offres visant la sélection d’un éditeur de logiciels de gestion de projets, puis a sélectionné l’intégrateur SI. Par la suite, l’équipe projet a accompagné le client dans le déploiement de l’outil, la formation des utilisateurs et la gestion du changement auprès des utilisateurs. CYLAD a également assuré la coordination complète entre la gestion de projet, l’intégrateur SI et l’éditeur de logiciel.

RÉSULTATS

Simplification, standardisation et amélioration des moyens de pilotage du programme.

Cet outil a donné aux clients des moyens concrets pour le pilotage de la performance des programmes en fonction de leurs objectifs en termes de délais, coût et qualité. Il a permis à différents acteurs du projet de travailler sur les mêmes données en temps réel, selon les mêmes règles de gestion.

Mise en place d’un centre de compétence en gestion de projet (PMO) chez un fournisseur d’aérostructures de rang 1 visant à renforcer les pratiques de gestion de projet.

CONTEXTE

Mise en place un centre de compétence pour redéfinir les pratiques de gestion de projet et accompagner les équipes dans leur application.

Un plan de transformation avait été lancé par la Direction Générale pour améliorer la maturité et la performance des équipes en termes de gestion de projets.

APPROCHE

Un centre de compétence mis en place conjointement avec les équipes.

La première phase a consisté à redéfinir les pratiques de la gestion du projet, notamment au moyen de : manuels d’organisation du projet, guide de pilotage, grilles d’audit et modules de formation. La deuxième étape visait la formation et le coaching des équipes ainsi que l’intégration de ces nouveaux standards de gestion de projet dans le système de gestion de la qualité (QMS). Enfin, l’équipe projet a formé et réalisé le transfert de compétences au directeur du PMO nouvellement nommé.

RÉSULTATS

Mise en place de pratiques et d’outils de gestion de projet solides et renforcement des compétences des équipes.

Cette approche a permis d’assurer avec succès le déploiement d’un plan de transformation et de sécuriser sa pérennité. Elle a également permis de disposer d’une documentation référencée, unique et accessible à tous. Enfin elle a été un moyen de renforcer la cohésion des équipes projets en optimisant le mode de travail.

Contacts

Paul Archer

Directeur Associé / France

Paris

Sébastien Cailliau

Directeur Associé / France

Paris

Sébastien Chaussoy

Directeur Associé / France

Toulouse

Dr. Steffen Petersen

Directeur Associé / Allemagne

Hambourg