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Projekt und Portfolio-Management

Projekt- und Portfoliomanagement gilt heute als etablierte Disziplin, die auf stabile Rahmenbedingungen, erfahrene Ressourcen mit langjähriger Praxis, eine signifikante Lernkurve und effiziente Werkzeuge basiert.

Dennoch haben viele Unternehmen bei der Umsetzung eines effizienten Projekt- und Portfoliomanagements und somit bei der umfassenden Ausschöpfung ihrer Projektpotentiale immer noch Schwierigkeiten. Dafür gibt es mehrere Gründe.

Externe Faktoren:

  • Im Wettbewerb erfordert der Druck auf Markteinführungszeiten, Produktqualität, Kosten und Rentabilität bestmögliche Projektumsetzung
  • Die Komplexität der Projekte nimmt in vielfacher Hinsicht rasant zu:
    • Produktkomplexität und Anforderungen (z. B. Vorgaben bei Lebenszykluskosten)
    • Organisatorische Komplexität (z. B. weit gefasster Einzugsbereich, Lieferanten in Niedriglohnländern)
    • Verfahrenskomplexität (z.B. mehrere Bereiche unter einen Hut bringen)
  • Durch Anzahl und Vielfalt der Projekte entsteht hoher Druck auf knappe Material- und Personalressourcen

Interne Faktoren:

  • Unzulängliche Aufstellung im Projekt- und Portfoliomanagement:
    • Mangelhafte Umsetzung wichtiger Prozesse (z.B. Risikomanagement)
    • Unzureichende Integration verschiedener Bereiche     (z. B. Kohärenz von Kosten und Fristen)
  • Projekt- und Portfolioverfahren sind nicht immer an die Besonderheiten eines Unternehmen angepasst (Produkt, Größe, Reife)
  • Projekt- und Portfoliomanagement basiert nicht auf robuster Entscheidungsfindung oder Prioritätensetzung
  • Projekt- und Portfoliomanagement leiden unter einer unzulänglichen Anbindung bzw. Integration in technische Verfahren (z.B. Konfigurationsmanagement, Bewertung der Produktreife)

Assets

CYLAD unterstützt seit Jahren Unternehmen jeder Größe mit unterschiedlichen Initiativen bei der Umsetzung eines effizienten Projekt- & Portfoliomanagements:

Auf Ebene des Unternehmens

  • Festlegung und Umsetzung von Projekt- & Portfoliomanagementsystemen
  • Beurteilung und Prüfung der Projekt- & Portfoliomanagementleistung
  • Optimierungsprojekte für Projekt- und Portfoliomanagement

 

Auf Ebene der Projekte

  • Leistungsbeurteilung von Projekt & Projektleitung
  • Verbesserung der Projektmanagementmethoden
  • Unterstützung für PM-Funktionen, Interim-Management oder Coaching
  • Projektrettung (‚Recovery‘)

 

CYLAD greift dabei auf diverse Stärken für die Klienten zurück:

  • Beachtliche Erfolgsbilanz mit Projekt- & Portfoliomanagement-Projekten (‚P & PM‘) in vielfältigen Branchen, Nutzung von Best Practices und Benchmarking
  • Erfahrene Teams, die fundiertes Wissen über P & PM-Standards und modernste Verfahren mit einem aktiven praktischen Ansatz verknüpfen
  • Fähigkeit, die verschiedenen Dimensionen eines effizienten P & PM-Systems konsequent zu verbessern und zu integrieren: Verfahren, Mitarbeiter und Tools
  • Ganzheitliche Sicht auf P & PM-Verfahren, die andere Aspekte oder Prozesse des Unternehmens umfasst: u.a., Strategie, Liefermodell, Umfeld und Auflagen

Klientenfeedback

„Ich schätze die Fähigkeit von CYLAD, sich schnell in Teams zu integrieren, relevante Fähigkeiten vor dem jeweiligen Projekthintergrund zu vertiefen und die Komplexität zu beherrschen."

Leiter der Planung eines Luft- und Raumfahrtherstellers

Beispielprojekte

Verbesserung der Projektmanagementverfahren für eine Abteilung eines Pharma-Unternehmens in einer komplexen Matrixorganisation

Einführung eines „Earned Value Management“ (EVM) System in einer Werft

Unterstützung eines führenden OEM in der Luftfahrtbranche bei der Einrichtung einer wichtigen Lenkungsplattform für Kosten und Planung

Umsetzung eines wichtigen Transformationsplans für das Programmmanagement bei einem Tier-1-Lieferanten in der Luftfahrt

Stärkung der Matrixorganisation und der Projektmanagementpraktiken (Organisation, Aufgaben & Zuständigkeiten, Managementroutine usw.) in der F & E-Abteilung eines Pharmakonzerns. 

KONTEXT

Schwieriger Kontext, der Konflikte und Ineffizienzen erzeugt.

Die aktuelle Organisation und die Vorgehensweisen waren für die Stakeholder schwer zu verstehen, da die Abteilung für Funktionen UND Programmmanagementaktivitäten zuständig war. Zudem hatten die Projektmanager Probleme bei der Umsetzung eines effektiven Projektmanagementmodells (Verzögerungen, keine klare Festlegung von Aufgaben & Zuständigkeiten usw.).

PROJEKTANSATZ

Zusammenarbeit steht im Mittelpunkt des Ansatzes.

Nach einer Diagnose und Identifizierung von Arbeitspaketen erarbeitete ein Team des Klienten gemeinsam mit den CYLAD-Beratern die Zielvorgaben in Workshops (Klarstellung der Organisation, Festlegung von Aufgaben und Zuständigkeiten, Prozessoptimierung und Kontrolle des Abgleichs mit anderen Projekten). Danach stellte das CYLAD-Team die angemessene Umsetzung sicher mittels bewährter Fortschrittsverfolgungsmethodik (Tools und Governance).

ERGEBNISSE

Schaffung stabiler und solider Grundlagen für die Entwicklung effizienter R&D-Projekte.

Bei diesem Auftrag ging es um die Vereinheitlichung der Projektmanagementpraxis (Transparenz, Klärung der Aufgaben und Zuständigkeiten, bindendes ‚Commitment‘ zu Zielen, Etablierung von ‚Management by Exception‘). Auch die Produkteinführungszeit wurde dadurch abgesichert (durch verbesserte Verfolgung der Fortschritte und frühzeitige Erkennung von Risiken bzgl. Projektperformance).

Umsetzung von Earned Value Management als bewährter Ansatz für rund 150 Tätigkeitsbereiche in einer europäischen Werft.

CONTEXT

Zur Erhöhung der Effizienz beschloss die Geschäftsleitung der Gruppe, das Kosten- und Planungsmanagement der Programme zu optimieren.

Die Implementierung von Earned Value Management ist für die Leistungsüberwachung eines Programms ein Muss. Ein von bekannten EVM-Standards abgeleiteter, vereinfachter Ansatz wurde in puncto Planbarkeit, Art und Größe auf unterschiedliche Tätigkeitsbereiche angewendet.

PROJEKTANSATZ

Gemeinsame Ausarbeitung und Einführung der EVM-Baseline & Prognose.

Unter Berücksichtigung der Art und der Planbarkeit der Tätigkeit konnte CYLAD dem Team des Kunden helfen, eine spezifische und robuste integrierte Prognose & Baseline für Kosten / effektiven Fortschritt auf Arbeitspakets-Ebene zu erstellen. Die Leistungsindikatoren des Programms wurden anschließend anhand von ‚Make-or-Buy‘-Entscheidungen und der Planbarkeit der Tätigkeit bearbeitet. Anschließend stellten die CYLAD-Berater die Robustheit der EV-basierten Leistungsbewertungen durch die Wahl der richtigen Detailebene für den Einzugsbereich und die leistungsbasierte Bewertung der effektiven Fortschritte sicher.

ERGEBNISSE

Definition und schnelle Einführung von EVM in einem großen Programm.

Eine enge Zusammenarbeit mit dem Klienten sorgte für relevante und klientenspezifische Sachkenntnis von Beginn an. Dieser bewährte Ansatz ermöglichte auch eine drastische Reduzierung des finanziellen und zeitlichen Aufwands für die Datenverwaltung. Für den Klienten bedeutete das eine robustere und effizientere Steuerung (einfache Ursachenerkennung für die erleichterte Ausarbeitung und Umsetzung von Aktionsplänen).

Implementierung eines Tools bei einem europäischen Flugzeughersteller, um ein Programm über seine gesamte Lebensdauer in der Entwicklungsphase zu unterstützen, das auch in anderen Programmen nutzbar ist.

KONTEXT

Starke Absicht, Lehren aus Rückschlägen wie Verzögerungen und Mehrkosten in den letzten Programmentwicklungsphasen zu ziehen.

Der Klient war konfrontiert mit den Schlüsselproblemen von Entwicklungsteams, die in verschiedenen Ländern in „Silos“ ohne vereinheitlichte Verfahren mit heterogenen Planungswerkzeugen und ohne Proaktivität in der Kostensenkung und im Umgang mit Unstimmigkeiten arbeiteten.

PROJEKTANSATZ

Das CYLAD Team wandte einen schrittweisen, stark klientenorientierten Ansatz an.

Nach Klarstellung der Management-seitigen Vorgaben erstellte das CYLAD-Team das RFP-Dokument für das Auswahlverfahren für einen Softwareentwickler und wählte dann den IS-Integrator aus. Anschließend unterstützte das CYLAD-Team den Klienten bei der Implementierung des Tools, der Schulung der Anwender und dem aktiven Change Management. CYLAD war insbesondere für die Koordination zwischen Projektmanagement, IS Integrator und Softwareentwickler zuständig.

ERGEBNISSE

Vereinfachung, Standardisierung und Verbesserung der Mittel für die Programmsteuerung.

Mit diesem Tool erhielt der Klient konkrete Mittel an die Hand, um die Programmleistung im Einklang mit seinen TCQP-Zielen (Time Cost Quality Performance) zu steuern, insbesondere mit Blick auf die korrelierten Faktoren Zeit und Kosten. Dadurch konnten verschiedene Programmbeteiligte in Echtzeit an denselben Daten und nach denselben Managementregeln arbeiten.

Implementierung eines Programm Management Office (PMO) bei einem Tier-1-Lieferanten für Flugzeugkomponenten zur Stärkung seiner Programm Management Standards.

KONTEXT

Implementierung eines PMO zur Unterstützung der Teams bei der Umsetzung der im Transformationsplan festgelegten Prozesse.

Von der Unternehmensführung wurde ein Transformationsplan erstellt und eingeführt, um die Reife und die Leistung der Mitarbeiter in puncto Programmmanagement zu verbessern.

PROJEKTANSATZ

Umsetzung eines neuen PMO gemeinsam mit den Mitarbeitern.

In der ersten Phase wurden die Programmmanagement-Benchmarks festgelegt, einschließlich Programmorganisation und Programmmanagement-Handbücher, Leitfaden für die integrierten Programmteams, Programm-Lenkungsausschüsse und Schulungsmodule. In der zweiten Phase erfolgte die Erfassung der Dokumentation im Qualitätsmanagementsystem (QMS) (Upload in das QMS im richtigen Format). In der dritten Phase übernahmen CYLAD und die klientenseitigen Teams die Schulung und den Kompetenztransfer an den neuen PMO-Direktor.

ERGEBNISSE

Implementierung einer robusten Führung des Programmmanagements, von Verfahren und Tools sowie Stärkung der Mitarbeiterkompetenzen.

Durch diesen Ansatz konnte die Umsetzung des Transformationsplans erfolgreich abgeschlossen werden (Vertrauen der Teams). Zudem ergab sich daraus eine einzigartige und für alle zugängliche Informationsdatenbank. Zudem konnte eine allgemeine Professionalisierung der Arbeitsweisen sichergestellt werden.

Kontakt

Paul Archer

Partner / France

Paris

Sébastien Cailliau

Partner / France

Paris

Sébastien Chaussoy

Partner / France

Toulouse

Dr. Steffen Petersen

Partner / Germany

Hamburg